ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ

 Залежно від обсягу документообігу установи розподі­ляються на 4 категорії:

I — з обсягом документообігу понад 100000 документів на рік;

II — з обсягом документообігу від 25000 до 100000 документів на рік;

ІІІ — з обсягом документообігу від 10000 до 25000 документів на рік;

IV — з обсягом документообігу до 10000 документів на рік.

Документообіг — рух документів в організації з мо­менту їх отримання чи створення до завершення ви­конання чи відправки.

Документообіг здійснюється у вигляді потоків доку­ментів, які циркулюють між пунктами обробки інфор­мації (керівники установ та їх структурні підрозділи, спеціалісти тощо) і пунктами технічної обробки власне документів (експедиція, машбюро, канцелярія тощо). По відношенню до апарату управління виділяють вхідні, вихідні й внутрішні документи.

До основних параметрів потоків, які беруться до ува­ги при організації документообігу, належать:

— напрямок потоку (визначається пунктами відправки й призначення);

— обсяг потоку (кількість документів, які проходять за одиницю часу);

— структура потоку (різновиди документів, авторство та інші класифікаційні ознаки);

— режим потоку (періодичність руху документів через пункти обробки).

Для кожного виду документів створюється своя схема обігу, якою бажано передбачати прямоточний рух доку­ментів, одноразове перебування документа в будь-якому пункті роботи над ним, а його появу там суворо мотиво­ваною. Опробовані схеми документообігу включаються в інструкції з діловодства.

Удосконалення схем документообігу можливе за умови суворо документованого розмежування функцій між мрійництвом установи та його секретаріатом, керівниками структурних підрозділів з їх секретаріатами, вико­навцями, канцелярією шляхом створення інструкцій та інших документів, які фіксують розподіл праці.