ОФОРМЛЕННЯ ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА

 1. На бланку друкується тільки перша сторінка тексту, наступні — на стандартних аркушах.

2. Назва документа друкується великими літерами без крапки в кінці (якщо друкованих знаків не більше 14, то можна друкувати врозрядку).

3. У рукописних документах назва документа пишеть­ся з великої (розписка, доручення, автобіографія тощо) чи з малої літери (заява, пояснювальна, доповідна запис­ка тощо) відповідно до правил пунктуації.

4. Текст документа завжди починається з абзацу. Аб­заци всередині пунктів не нумерують.

5. Текст документа на аркушах формату А-4 друкують через 1,5 міжрядкових інтервали, формату А-5 — через 1 інтервал.

6. Реквізити документа (зокрема назву документа) ві­докремлюють від інших реквізитів 2-3 вільними міжряд­ковими інтервалами. Максимальна довжина рядка бага­торядкових реквізитів (крім тексту) — 28 знаків.

7. Членування тексту документа може здійснюватися так:

1. Назва розділу.                                                                                  Розділ 1.

1.1. Назва підрозділу.                                                                      Частина 1.

1.1.1. Назва пункту.                                                                   Пункт 1.

1.1.1.1. Назва підпункту.                                                     § 1.

8. Нумерація рубрик може виконуватися з використанням крапок або крапки з комою в кінці рубрик переліку:

а) якщо після позначення рубрики стоїть крапка, словосполучення чи речення рубрики починається з великої літери, у кінці речення ставиться крапка;

_______.     1) ________.     І.________.       А.__________.

_______.     2)________.      ІІ._______.        Б.__________.

_______.     3)________.      ІІІ._______.       В.__________.

б) якщо після позначення рубрики крапки немає, сло­восполучення чи речення рубрики починається з малої літери, в кінці речення ставиться крапка з комою, після останнього в переліку — крапку;

1) ______________; а)  _____________;

2) ______________; б) _____________;

3) ______________; в) _____________;

в) Якщо позначення рубрики здійснюється значками, в кінці рубрики може ставитися крапка з комою, тоді наступ­на рубрика повинна починатися з малої літери, або крапка, і тоді наступна рубрика повинна починатися з великої літери (особливо, якщо рубрика складається з кількох речень);

- __________;  *__________;   -___________.   *__________.

-__________;   *__________;   -___________.   *__________.

-__________;   *__________;   -___________.   *__________.

9. У зовнішніх документах використовуються тільки загальновживані абревіатури й скорочення:

а) ЗОШ — загальноосвітня школа; КМ — Кабінет Міністрів; ДАІ — Державтоінспекція, ЗАО — за­крите акціонерне товариство, СП — спільне під­приємство, КБ — конструкторське бюро; Обл­держадміністрація, рибгосп, автопарк;

б) млн — мільйон; с.г. — сільське господарство, арк. — аркуш, ін-т — інститут, укр. — український, в. о. — виконувач обов’язків, заст. — заступник, сб. — субота, вул. — вулиця;

в) усі інші назви установ, структурних підрозділів, посад тощо пишуться повністю (у листах — при першому згадуванні).

10. У внутрішніх документах можуть уживатися абревіатури й скорочення, прийняті в даній установі чи структурному підрозділі: ХПК — Хмельницький політехнічний коледж, ММФ — механіко-математичний факультет тощо.

11. Підписування документа. Підпис укладача чи від­повідальної особи переноситься на іншу сторінку лише за умови наявності на ній не менше двох рядків тексту. У розшифруванні підпису другий ініціал (по батькові) може не вказуватися; саме розшифрування розміщується на рівні останнього рядка назви посади. Підпис ставить­ся під текстом документа після 2—3 пропущених рядків, починаючи від лівого поля.

Якщо в попередніх реквізитах документа вказувало­ся прізвище, ім’я, по батькові особи, яка написала до­кумент (заяву, автобіографію тощо), цей документ може підписуватися нею без розшифрування підпису:

23.05.2009                                     (підпис)

12. Затвердження документа (праворуч вгорі):

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор ХДТУ

(підпис) В. С. Бобров

06.03.2006

13. Погодження документа (розташовують під підписом або під візами):

ПОГОДЖЕНО

Голова ЗАО «ОРЕС»

_____ (підпис) _______ П. Криньов

11.12.2009

14. Адресат (службова особа):

14.1. Керівнику установи:

Директорові Харківського заводу

транспортного обладнання

Шведову М.Г.

61078, м. Харків, вул. Заводська, 5

14.2. Конкретній посадовій особі:

Харківський завод металоконструкцій

Начальникові відділу кадрів

Опаленик Т.К.

62135, м. Харків, вул. Оркестрова, 8

14.3. Кільком посадовим особам;

Президентові ЗАТ «Трансгаз»

Директорові з комерційних питань

Керівникам груп маркетингових досліджень

15. Способи датування документа

15.1.     24.09.2005р.; 24-28.09.2005 р.;

15.2.     24.09.2002; 03.12.2001 – 04.04.2002

15.3.     16 травня 2002 р. (у фінансових документах).
При підписуванні документа дата має стояти ліворуч від поля під посадою.

16. Взаємне розміщення ініціалів і прізвища

16.1. На адресуванні, на резолюціях ініціали став­ляться після прізвища:

Стасевичу Р. Ґ.

Проскуріній В. Т.

16.2. При підписуванні документа, його затвердженні ініціали ставляться перед прізвищем:

Н. Р. Малишева

Д. С. Сафонов

16.3. У текстах документів (списки, накази тощо) ініціали ставляться після прізвища:

«…зарахувати Самсонова В.Л. на посаду…»

17. Візи на документі (ставляться в лівій частині аркуша від поля):

Начальник юридичного відділу

(підпис) Б. Юркевич

01.02.2006

Начальник планового відділу

(підпис) С.М. Бодрова

01.02.2006

18. Позначка про виконавця розташовується на лице­вому боці або (якщо немає місця) на звороті останнього аркуша в лівому нижньому кутку (прізвище, телефон):

Мещерський, 22-46-87

19. Позначка про виконання документа й направлення його до справи підписується й датується виконавцем до­кумента чи керівником структурного підрозділу, де його
підготовлено. Виконується від руки внизу документа, як правило, ліворуч:

У справу № 09-23.

Питання вирішено під час

особистої зустрічі з юрисконсультом ПП «Степ» Кравцовим С.М.

(підпис) М. Левченко

24.12.2002

20. Позначка про надходження документа розміщується в правому нижньому кутку першого аркуша документа (вказується — від руки або з використанням відповід­ного штемпеля — скорочена назва установи-одержувача, внутрішній індекс, дата надходження):

ВАТ «Скіф»

Вх. № 48

07.11.2002

(підпис)

21. Індексація документів (створених чи одержаних) проставляється на першій сторінці документа ліворуч вгорі:

№ 07 - 12/76:

де: 07 — індекс структурного підрозділу;

12 — номер справи, в якій зберігатиметься документ;

76 — реєстраційний (вхідний чи вихідний) номер.

22. Посилання на індекс і дату вхідного документа,
який виконується чи на який дається відповідь:

На № 07- 12/76 від 12.03.2006.

23. Розміщення печатки документа. Кутові штампи на документах ставляться за необхідністю праворуч вгорі. Печатка ставиться так, щоб вона захоплювала 3—4 літе­ри найменування посади особи, яка підписала документ.
На службових листах (друкованих та бланках) печатка не ставиться. Відбиток гербової (круглої, що прирів­нюється до гербової) печатки ставиться на гарантійних листах, штатних розкладах та змінах до них, договорах, дорученнях, посвідченнях про відрядження, заявках на обладнання, винаходи тощо.