Організація й здійснення управлінської діяльності державними та іншими органами, посадовими особами, управлінським персоналом організацій, установ та їх підрозділів пов’язані з виконанням основних (планування, організація, координація, контроль тощо) і спеціальних (постачання, облік, фінансування тощо) управлінських функцій. Управлінська діяльність неможлива без фіксації значної частини управлінської інформації у вигляді документів, які виступають матеріальними засобами її закріплення, та їх належної обробки, яка передбачає:
— документування інформації (регламентований процес її запису на матеріальному носії);
— обробку власне інформації, яка міститься в документах;
— організацію роботи з документами (створення умов для їх переміщення, пошуку, зберігання);
— створення інформаційно-пошукової системи (документи, довідковий апарат до них, методи й способи їх обробки та використання);
Діяльність з питань документування, обробки і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських функцій називається діловодством.
В управлінській діяльності користуються головним чином текстовими документами, виготовленими на паперових носіях (рукописні, машинописні, типографські, створені за допомогою комп’ютерної та оргтехніки), а також документами на магнітних стрічках (аудіо- та відеозаписи), дискетах, фотоплівці.
Основні і спеціальні функції органів управління складають, відповідно, основу двох груп документів і типів діловодства – адміністративного й спеціалізованого.
Адміністративне діловодство — це організація роботи і організаційно-розпорядчими, довідково-інформаційними та іншими документами, пов’язаними з виконанням основних управлінських функцій.
Спеціалізоване діловодство пов’язане з виконанням спеціальних управлінських функцій (бухгалтерське діловодство, військове тощо) і відрізняється номенклатурою і формою документів, правилами їх обробки, зберігання тощо.
Комментариев нет:
Отправить комментарий